1. Introduction et informations sur la société
La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs des services et du site internet exploités par HexaWeb Solutions SAS des modalités de collecte, d’utilisation, de conservation, de partage et de protection de leurs données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi qu’à toute réglementation applicable en France en matière de protection des données personnelles.
Responsable du traitement : HexaWeb Solutions SAS
Adresse : 18 Rue de la République, 69002 Lyon, France
Email : [email protected]
Téléphone : +33 4 72 19 84 63
HexaWeb Solutions SAS exerce une activité de développement web et peut être amenée, dans ce cadre, à collecter et traiter des données personnelles relatives à ses prospects, clients, contacts professionnels, visiteurs de son site internet, et, le cas échéant, utilisateurs finaux de ses solutions techniques agissant pour le compte de ses clients.
2. Collecte et traitement des données
Dans le cadre de ses activités, HexaWeb Solutions SAS peut collecter les catégories de données personnelles suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, fonction, société, adresse postale professionnelle, adresse email, numéro de téléphone.
- Données de connexion et de navigation : adresse IP, journaux de connexion, type de navigateur, système d’exploitation, pages consultées, date et heure de visite, données relatives aux cookies et traceurs.
- Données relatives aux échanges commerciaux : demandes de devis, contenus des messages, historique des échanges, informations liées aux prestations demandées ou fournies.
- Données contractuelles et de facturation : informations nécessaires à la gestion des contrats, commandes, factures, paiements et suivi comptable.
- Données techniques : données nécessaires au développement, à l’hébergement, à la maintenance, à la sécurité ou à l’administration des services web confiés à HexaWeb Solutions SAS.
Les données sont collectées notamment lorsque l’utilisateur :
- remplit un formulaire de contact ou de demande de devis ;
- échange avec HexaWeb Solutions SAS par email, téléphone ou tout autre moyen de communication ;
- consulte le site internet de HexaWeb Solutions SAS ;
- conclut un contrat ou devient client ;
- interagit avec les services de développement, maintenance, hébergement, intégration ou support fournis par HexaWeb Solutions SAS.
En principe, aucune donnée sensible au sens du RGPD n’est collectée volontairement, sauf nécessité particulière, base légale appropriée et information préalable de la personne concernée.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, notamment :
- répondre aux demandes de contact, de renseignements ou de devis ;
- gérer la relation commerciale et contractuelle avec les clients et prospects ;
- fournir, développer, maintenir et sécuriser les services de développement web ;
- assurer la gestion administrative, comptable et fiscale ;
- envoyer des communications professionnelles, commerciales ou techniques lorsque cela est autorisé par la réglementation applicable ;
- améliorer le site internet, l’expérience utilisateur et les performances techniques ;
- prévenir la fraude, les usages abusifs et garantir la sécurité des systèmes d’information ;
- respecter les obligations légales et réglementaires applicables à HexaWeb Solutions SAS.
4. Base légale du traitement
Les traitements mis en œuvre par HexaWeb Solutions SAS reposent, selon les cas, sur l’une des bases légales suivantes :
- L’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles : gestion des demandes, devis, contrats, prestations et support liés aux services de développement web.
- Le respect d’une obligation légale : conservation de documents comptables et fiscaux, réponse aux demandes d’autorités compétentes, obligations légales de sécurité.
- L’intérêt légitime : amélioration des services, prévention de la fraude, sécurité du site et des infrastructures, gestion de la relation avec les professionnels, statistiques de fréquentation non intrusives.
- Le consentement : pour certains traitements spécifiques, notamment lorsque la réglementation l’exige, par exemple pour certains cookies ou communications commerciales électroniques adressées à des particuliers.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.
5. Partage des données et destinataires
Les données personnelles collectées peuvent être communiquées, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire, aux destinataires suivants :
- les équipes habilitées de HexaWeb Solutions SAS ;
- les prestataires techniques intervenant pour l’hébergement, la maintenance, la sauvegarde, la messagerie, l’analyse de trafic ou la sécurité informatique ;
- les sous-traitants de développement, d’intégration, de design, de support ou de gestion de projet ;
- les prestataires de services de paiement, de facturation ou de comptabilité, le cas échéant ;
- les conseils juridiques, fiscaux et financiers de HexaWeb Solutions SAS ;
- les autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l’exige.
HexaWeb Solutions SAS s’assure que les destinataires offrant un accès aux données présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles et qu’ils n’agissent que sur instruction documentée, lorsque cela est applicable.
6. Transfert des données vers des pays tiers
Dans le cadre de l’exploitation de certains services techniques ou outils numériques, certaines données peuvent être transférées vers des pays situés hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.
Lorsque de tels transferts ont lieu, HexaWeb Solutions SAS veille à ce qu’ils soient encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD, notamment :
- une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
- toute autre garantie appropriée autorisée par la réglementation applicable.
Les utilisateurs peuvent obtenir des informations complémentaires sur ces garanties en contactant HexaWeb Solutions SAS aux coordonnées mentionnées ci-dessous.
7. Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, sous réserve des obligations légales de conservation.
- Données liées aux demandes de contact ou de devis : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis archivage intermédiaire pour une durée limitée en fonction des besoins de preuve ou de suivi commercial.
- Données contractuelles et de facturation : pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivage selon les délais légaux applicables, notamment en matière comptable et fiscale.
- Données de navigation et cookies : conformément aux durées de conservation applicables aux traceurs, sous réserve du consentement lorsqu’il est requis.
- Journaux techniques et de sécurité : pendant une durée proportionnée aux exigences de sécurité, d’audit et de prévention des incidents.
Au terme des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque cela est requis par la loi.
8. Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données personnelles :
- Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données la concernant sont traitées et en recevoir une copie.
- Droit de rectification : faire corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement : demander la suppression de ses données dans les cas prévus par la loi.
- Droit à la limitation du traitement : demander le gel temporaire de l’utilisation de certaines données dans les cas prévus par la réglementation.
- Droit à la portabilité : recevoir les données fournies à HexaWeb Solutions SAS dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable.
- Droit d’opposition : s’opposer, pour des motifs tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et s’opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection lorsque la loi le permet.
Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter HexaWeb Solutions SAS aux coordonnées indiquées à la section « Contact information ». Une preuve d’identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
HexaWeb Solutions SAS s’efforce de répondre aux demandes dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais prévus par la réglementation applicable.
9. Retrait du consentement
Lorsque le traitement des données repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans frais et sans justification, en utilisant les moyens de contact ci-dessous ou, le cas échéant, les mécanismes de gestion du consentement proposés sur le site.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Certains services peuvent toutefois ne plus être accessibles si les données concernées sont indispensables à leur fourniture.
10. Droit d’introduire une réclamation
Si une personne estime que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site internet : https://www.cnil.fr
Il est également recommandé de contacter préalablement HexaWeb Solutions SAS afin de permettre un examen amiable de la situation.
11. Sécurité des données
HexaWeb Solutions SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment pour prévenir la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé aux données personnelles.
Ces mesures peuvent inclure, selon les besoins :
- le contrôle des accès et des habilitations ;
- la gestion sécurisée des identifiants et mots de passe ;
- le chiffrement lorsque cela est pertinent ;
- la journalisation et la surveillance des accès ;
- des sauvegardes régulières ;
- des procédures de gestion des incidents et de reprise d’activité ;
- la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité.
Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement invulnérable, HexaWeb Solutions SAS ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données personnelles présentant un risque pour les droits et libertés des personnes, les obligations légales applicables seront respectées, y compris, le cas échéant, la notification à l’autorité compétente et/ou aux personnes concernées.
12. Contact
Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, à l’exercice de vos droits ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :
HexaWeb Solutions SAS
18 Rue de la République, 69002 Lyon, France
Email : [email protected]
Téléphone : +33 4 72 19 84 63
Les demandes peuvent être adressées par email, courrier postal ou téléphone. Afin de traiter votre demande de manière appropriée, veuillez fournir des informations suffisantes pour permettre votre identification et la compréhension de votre requête.
13. Modifications de la politique de confidentialité
HexaWeb Solutions SAS se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles, ainsi que des changements intervenant dans ses activités ou ses services.
La version applicable est celle publiée sur le site internet à la date de consultation. En cas de modification substantielle, HexaWeb Solutions SAS pourra informer les utilisateurs par tout moyen approprié. Il appartient aux utilisateurs de consulter régulièrement la présente politique afin de prendre connaissance de sa version en vigueur.